В паспорте письменного контроля должны быть указаны: дата изготовления лекарственного препарата, номер рецепта врача или требования медицинской организации (наименование или номер медицинской организации, название отделения), наименования взятых лекарственных средств и их количества, число доз, подписи лиц, изготовившего, расфасовавшего и проверившего лекарственную форму. Паспорт заполняется немедленно после изготовления лекарственной формы, по памяти, на латинском языке, в соответствии с последовательностью технологических операций.

В случае использования полуфабрикатов и концентрированных растворов в паспорте указываются их состав, концентрация, взятый объем или масса.

При изготовлении порошков, суппозиториев указывается общая масса, количество и масса отдельных доз. Общая суппозиторная масса, концентрация и объем (или масса) изотонирующего вещества, добавленного в глазные капли, растворы для инъекций и инфузий, должны быть указаны не только в паспортах, но и на обратной стороне рецепта врача.

Все расчеты должны производиться до изготовления лекарственной формы и записываться на обратной стороне паспорта с указанием формул расчета, использованных коэффициентов.

Если в состав лекарственной формы входят наркотические средства, психотропные, ядовитые и сильнодействующие вещества, а также другие лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, их количество указывается на обратной стороне рецепта врача.

Ведение паспортов письменного контроля, если лекарственные формы изготавливаются и отпускаются одним и тем же лицом, также является обязательным. В этом случае паспорта заполняются в процессе изготовления лекарственной формы. Паспорта письменного контроля сохраняются в течение двух месяцев с момента изготовления лекарственных препаратов.

Изготовленные лекарственные препараты, рецепты врача и требования медицинских организаций, заполненные паспорта передаются на проверку провизору, выполняющему контрольные функции при изготовлении и отпуске лекарственных препаратов. Контроль заключается в проверке соответствия записей в паспорте письменного контроля прописи в рецепте врача или требовании медицинской организации, правильности произведенных расчетов.

Если провизором-аналитиком проведен полный химический контроль качества лекарственных препаратов, то на паспорте проставляется номер анализа и подпись провизора-аналитика.

При изготовлении концентрированных растворов, полуфабрикатов и фасовке лекарственных средств все записи производятся в специальных журналах.